Toelichting
Deze privacyverklaring is erop gericht u te informeren over de verwerkingen van persoonsgegevens die uitgevoerd worden door Ooms Group BV, handelend onder de naam Toolfreaks (hierna “Toolfreaks”, “wij” of “ons”).
Ooms Group BV is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
De rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens zijn van essentieel belang voor ons.
Wij behandelen uw persoonsgegevens dan ook overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”)) en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
De verwerking van persoonsgegevens
De term “persoonsgegevens” omvat alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals uw naam, uw identificatienummer, uw locatiegegevens, uw IP-adres, uw contactgegevens, persoonlijke kenmerken, maar ook door u gesloten overeenkomsten en andere documenten die toelaten u te identificeren.
Onder “verwerking” dient u elke mogelijke handeling te verstaan die gesteld kan worden met betrekking tot uw persoonsgegevens, van het verzamelen tot het mededelen tot het vernietigen ervan.
De definities en termen in deze verklaring worden conform de AVG geïnterpreteerd.
Via deze website voeren wij geen profilering uit en nemen wij geen geautomatiseerde beslissingen met aanzienlijke gevolgen voor u.
Persoonsgegevens die verwerkt worden
Algemeen
De verwerking van uw persoonsgegevens heeft enkel betrekking op en is beperkt tot de diensten die door ons via onze website aangeboden worden, zoals de registratie als klant.
Behoudens de uitzondering hieronder uiteengezet, verzamelen wij geen persoonsgegevens op basis waarvan u rechtstreeks geïdentificeerd kan worden, tenzij u ons hiervoor de toestemming gegeven heeft of u ons deze persoonsgegevens bezorgt, onder meer door het invullen van het registratieformulier op onze website of wanneer u ons rechtstreeks contacteert per e-mail of telefoon. Het betreft met name de volgende persoonsgegevens:
| Persoonsgegevens | Rechtsgrond | Doeleinde |
|---|---|---|
| Naam, voornaam, bedrijfsnaam, BTW-nummer, e-mailadres, telefoonnummer, opmerking | Noodzakelijkheid voor het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek | Om uw klantenfiche aan te maken, zodat wij u bij uw eerste bezoek vlot verder kunnen helpen |
| Naam, voornaam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, opmerking of vraag | Noodzakelijkheid voor de verwerking van een aanvraag | Om uw vraag of opmerking naar behoren te kunnen beantwoorden |
| Naam, voornaam, bedrijfsnaam, BTW-nummer, adres, e-mailadres, telefoonnummer | Noodzakelijkheid voor de uitvoering van een overeenkomst | Om aankopen, facturatie en de klantrelatie naar behoren te kunnen uitvoeren |
| Facturatiegegevens | Wettelijke verplichting | Om te voldoen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen |
| E-mailadres | Gerechtvaardigd belang | Om geregistreerde klanten te informeren over de opening van onze winkel en onze nieuwe website |
U bent als enige verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die u aan ons meedeelt en/of invoert. U zal begrijpen dat wij u bijvoorbeeld niet kunnen contacteren indien u ervoor kiest om uw persoonsgegevens niet aan ons mee te delen.
Verwerking van persoonsgegevens verzameld door middel van cookies
Onze website plaatst geen cookies voor analyse- of reclamedoeleinden. Wel wordt ons registratieformulier beveiligd met Google reCAPTCHA. Deze dienst gebruikt functionele cookies en technische gegevens, zoals uw IP-adres en browsergegevens, om echte bezoekers te onderscheiden van geautomatiseerde spam. Deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor de goede werking en veiligheid van onze website en worden verwerkt op grond van ons gerechtvaardigd belang. Dit wordt nader omschreven in onze cookieverklaring.
Wanneer wij ons baseren op het gerechtvaardigd belang als rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens, maken wij steeds een belangenafweging waarbij wij nagaan of onze belangen opwegen tegen uw fundamentele rechten en vrijheden.
Het gerechtvaardigd belang bestaat uit:
- het beveiligen van onze website en formulieren tegen misbruik en spam;
- het efficiënt communiceren met (toekomstige) klanten;
- het verbeteren van onze dienstverlening.
Wij maken steeds een belangenafweging waarbij uw rechten primeren indien deze zwaarder doorwegen. Wij nemen daarbij passende maatregelen om de impact op uw privacy te beperken, zoals dataminimalisatie en transparantie over de verwerking.
Mochten wij in de toekomst niet-functionele cookies willen plaatsen (bijvoorbeeld voor statistieken of reclame), dan gebeurt dat enkel nadat wij hiervoor uw vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming hebben verkregen via een cookiebanner. U heeft dan de mogelijkheid om:
- cookies per categorie te aanvaarden of te weigeren;
- uw toestemming op elk moment in te trekken;
- even eenvoudig cookies te weigeren als te aanvaarden.
Houd er rekening mee dat bepaalde functionaliteiten van onze website, zoals het registratieformulier, niet beschikbaar zijn indien u de plaatsing van bepaalde cookies weigert.
Doeleinden niet voorzien in deze privacyverklaring
Indien wij voornemens zijn een verwerking van uw persoonsgegevens uit te voeren voor een doeleinde dat niet in deze privacyverklaring voorzien is, zullen wij u op het door u opgegeven e-mailadres contacteren om u op de hoogte te brengen van deze nieuwe verwerking en het doel ervan, waarbij u de mogelijkheid heeft om deze verwerking te weigeren.
Vertrouwelijkheid
Mededeling van persoonsgegevens
Alle persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk gehouden en worden in geen geval meegedeeld aan derden, tenzij wij hiervoor de expliciete, voorafgaande toestemming hebben verkregen of in geval van de mededeling van deze persoonsgegevens aan onze externe technische dienstverleners en/of verwerkers voor de goede werking van onze website en dienstverlening.
Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
In het kader van onze dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (bijvoorbeeld naar de Verenigde Staten), zoals bij het gebruik van Google reCAPTCHA en Google Fonts, of van Amazon Web Services, via wiens netwerk ons registratieformulier technisch geladen wordt.
Wij zorgen ervoor dat dergelijke doorgiften plaatsvinden in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, bijvoorbeeld door:
- gebruik te maken van adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie (zoals het EU-US Data Privacy Framework), of
- het afsluiten van standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).
U kan steeds contact met ons opnemen voor meer informatie over deze waarborgen.
Ontvangers
Uw gegevens kunnen gedeeld worden met:
- IT- en hostingproviders;
- Leadix, de softwareleverancier waarmee ons registratieformulier werkt;
- Google (reCAPTCHA en Google Fonts);
- professionele adviseurs (boekhouder, juridisch adviseur).
Deze partijen verwerken gegevens enkel in onze opdracht en onder contractuele waarborgen.
Dienstverleners
Deze externe dienstverleners behoren tot de volgende categorieën: IT-dienstverleners, hostingdienstverleners, webbureaus, softwareontwikkelaars of -aanbieders en accountant of boekhouder.
De intrekking van uw toestemming
De toestemming die u aan ons verleend heeft om uw persoonsgegevens te verwerken, kan u steeds intrekken door een schriftelijk of elektronisch verzoek met een bewijs van uw identiteit te richten aan oomsgroup4@gmail.com.
Voor zover wij in de toekomst niet-functionele cookies plaatsen, kan u de toestemming die u daarvoor verleend heeft steeds intrekken via de cookie-instellingen op onze website.
De intrekking van uw toestemming is niet mogelijk voor de verwerkingen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst, voor het nakomen van een wettelijke verplichting of voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde. De intrekking heeft dan ook geen invloed op deze verwerkingen.
De intrekking van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerkingen die reeds gebeurden op basis van uw toestemming vóór de intrekking ervan.
Duur van het bewaren van de persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden bewaard voor de periode die noodzakelijk is om het doeleinde van de verwerking te verwezenlijken.
Dit houdt in dat wij uw persoonsgegevens bewaren tot maximaal vijf jaar nadat onze contractuele relatie beëindigd werd. Deze termijn geldt onder voorbehoud van bijzondere wettelijke bepalingen die voorzien in een kortere dan wel langere duur, zoals de wettelijke bewaartermijnen voor boekhoudkundige en fiscale documenten.
Persoonsgegevens die wij verwerken om te reageren op een vraag of opmerking via het formulier op onze website of per e-mail, en registraties waaruit geen klantrelatie ontstaat, worden maximaal één jaar na ontvangst bewaard.
De bewaringstermijn van cookies kan u terugvinden in onze cookieverklaring.
Uw rechten
Recht van inzage, verbetering en gegevenswissing
U beschikt over het recht om inzage te verkrijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Dit houdt in dat u kan opvragen welke gegevens wij over u bijhouden en voor welke doeleinden deze worden gebruikt.
Daarnaast heeft u het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen.
U kan eveneens verzoeken om de wissing van uw persoonsgegevens (“recht op vergetelheid”). Wij zullen uw persoonsgegevens verwijderen wanneer:
- deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld;
- u uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking bestaat;
- u bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden bestaan.
De wissing van uw persoonsgegevens is echter niet mogelijk indien de verwerking noodzakelijk is:
- voor de uitvoering van een overeenkomst;
- voor het nakomen van een wettelijke verplichting; of
- voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
Beperking van de verwerking
U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken in bepaalde gevallen, bijvoorbeeld wanneer:
- u de juistheid van de gegevens betwist;
- de verwerking onrechtmatig is en u zich verzet tegen de wissing;
- wij de gegevens niet langer nodig hebben, maar u deze nodig heeft voor een rechtsvordering.
In geval van beperking mogen wij uw persoonsgegevens enkel nog opslaan, tenzij:
- u toestemming geeft voor verdere verwerking;
- de verwerking nodig is voor een rechtsvordering;
- of ter bescherming van de rechten van een andere persoon.
Overdraagbaarheid van persoonsgegevens
U heeft het recht om de persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt:
- in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen;
- of deze over te laten dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Dit recht geldt enkel voor verwerkingen die gebaseerd zijn op toestemming of op de uitvoering van een overeenkomst en die via geautomatiseerde processen gebeuren.
Geautomatiseerde besluitvorming
U heeft het recht om niet onderworpen te worden aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit indien hieraan rechtsgevolgen voor u verbonden zijn of dit u in aanmerkelijke mate treft. Momenteel maken wij geen gebruik van dergelijke volledig geautomatiseerde besluitvorming.
Bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die gebaseerd is op ons gerechtvaardigd belang, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. In dat geval zullen wij de verwerking stopzetten, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of wanneer de verwerking verband houdt met een rechtsvordering.
U heeft daarnaast te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing. In dat geval zullen uw persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden worden verwerkt.
Recht om toestemming in te trekken
Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken. De intrekking van uw toestemming:
- heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking;
- heeft enkel gevolgen voor toekomstige verwerkingen.
De uitoefening van uw rechten
U kan deze rechten uitoefenen door een gedateerd, schriftelijk of elektronisch verzoek met een bewijs van uw identiteit te richten aan oomsgroup4@gmail.com of per post aan Ooms Group BV, Hulsterweg 22, 3980 Tessenderlo-Ham, of desgevallend een aanvullende verklaring te verstrekken.
Indien wij van mening zijn dat u niet gerechtigd bent om één of meerdere van deze rechten uit te oefenen, zullen wij u hier schriftelijk van in kennis stellen.
Gebruik van artificiële intelligentie (AI)
Wij kunnen gebruikmaken van artificiële intelligentie (AI) bij bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens, bijvoorbeeld om vragen sneller te beantwoorden of onze dienstverlening te verbeteren. Deze AI-toepassingen worden uitsluitend ingezet:
- ter verbetering van onze dienstverlening;
- voor analyse op geaggregeerd niveau;
- zonder dat er uitsluitend geautomatiseerde beslissingen worden genomen die rechtsgevolgen hebben voor u of u anderszins aanzienlijk treffen.
Indien AI-systemen worden gebruikt die wel dergelijke impact kunnen hebben, zullen wij u hierover voorafgaandelijk informeren en, indien vereist, uw toestemming vragen.
Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor het trainen van AI-systemen buiten de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring, tenzij u hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven.
Veiligheid
Wij hebben veiligheidsmaatregelen genomen die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van uw persoonsgegevens, verzameld via onze website of op enige andere wijze, alsook elke andere niet-toegestane verwerking van uw persoonsgegevens te vermijden.
In geen geval kunnen wij verantwoordelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.
Websites van derden
Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van websites van derden waarnaar op onze website eventueel verwezen wordt en ook niet voor de producten of diensten die op deze websites vermeld worden. Voor het gebruik van onze website geldt enkel deze privacyverklaring. Aangezien de privacyverklaring van andere websites van de onze kan verschillen, is het aangewezen om de privacyverklaring van iedere website die u bezoekt te lezen.
Klachten
Indien u meent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door ons een inbreuk zou uitmaken op de bepalingen van deze privacyverklaring of op de AVG, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Indien uw gewoonlijke verblijfplaats of uw werkplek zich niet in België bevindt, heeft u de bijkomende mogelijkheid een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit van de desbetreffende lidstaat.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Het is mogelijk dat deze privacyverklaring in de toekomst uitgebreid of aangepast wordt, bijvoorbeeld wanneer onze nieuwe website online komt of er zich andere nieuwe ontwikkelingen voordoen. Daarom raden wij u aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.
Contact
Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring, kan u steeds contact met ons opnemen via:
Ooms Group BV – ToolfreaksHulsterweg 22
3980 Tessenderlo-Ham
België
013 71 17 00
oomsgroup4@gmail.com
BE 0741.417.322
Laatst bijgewerkt op 14 september 2026.